Uvod v problematiko
V današnjem hitro spreminjajočem se poslovnem okolju je komunikacija ključna za uspeh vsake organizacije. S pravilnimi informacijskimi rešitvami lahko podjetja izboljšajo notranjo in zunanjo komunikacijo, optimizirajo delovne procese in spodbujajo sodelovanje med zaposlenimi. Vendar pa izbira pravega komunikacijskega orodja ni vedno enostavna.
Mnoga podjetja se soočajo z izzivom, kako najti rešitev, ki najbolje ustreza njihovim specifičnim potrebam in delovnim procesom.
Medtem ko tržišče ponuja številne različne platforme in aplikacije, ki obljubljajo izboljšanje komunikacije in produktivnosti, je resnica, da mnoge od teh rešitev ne izpolnjujejo obljub. Mnogi direktorji in vodje projektov ugotavljajo, da kljub vlaganju časa in sredstev v implementacijo novih orodij, te ne prinašajo želenih rezultatov. Pogosto je razlog za to ravno pomanjkanje prilagodljivosti teh rešitev.
Vsako podjetje je edinstveno, zato so tudi njihovi komunikacijski in organizacijski izzivi specifični. Zato je ključno, da rešitve, ki jih izberejo, niso samo učinkovite, temveč tudi dovolj prilagodljive, da se lahko prilagodijo različnim scenarijem in potrebam podjetja.
Cilj našega raziskovanja je bil razumeti, kako obstoječ rešitve služijo različnim potrebam različno velikih podjetiji in kako dobro se prilagajajo njihovim delovnim procesom, navadam, komunikaciji in organizaciji.
Pod drobnogled smo vzeli različne informacijske rešitve, ki so v uporabi za komunikacijo in organizacijo poslovanja v sodobnih podjetjih. Med njimi so e-pošta, intraneti, WhatsApp, Viber, Slack, Microsoft Teams, Google Koledar, Microsoft Outlook Koledar, Zoom, Trello, Asana in številne druge.
Ugotovili smo, da kljub raznolikim značilnostim in zmogljivostim, večina teh orodij trpi zaradi določene stopnje neprilagodljivosti, poleg tega, da so si v osnovnih konceptih zelo podobna. Kljub obljubam o izboljšani komunikaciji in sodelovanju, neprilagodljivost teh rešitev ponavadi privede do situacije, kjer podjetja nakoncu prilagajajo svoje procese v realnosti načinu, kako ta orodja delujejo, namesto da bi se ta orodja prilagajala obstoječim procesom v podjetju.
Na kratko. Večinoma vse rešitve deluje po enakih si principih in zakonitostih.
Praktično omogočijo le prenos neurejnih informacij skozi skupek kanalov, z neurejeno strukturo vsebine ter brez sledljivosti ali transparentnosti v pravem pomenu besede.
Po analizi obstoječih komunikacijskih je bilo jasno, da je potreben svež pristop in miselnost, ki ni obremenjen z omejitvami obstoječih orodij, ki predstavljajo "okvir" v katerega ste se prisiljeni postaviti kot podjetje, namesto, da bi vam služila kot orodje, s katerim bi si lahko sestavili sami svoj "okvir", ki bi bil prilagojen za Vaš proces, delovno mesto ali oddelk podjetja.
Na novo bi bilo potrebno identificirati univerzalne komunikacijske in organizacijske izzive, s katerimi se srečujejo zaposleni in podjetja in različnih panog industrije, in na tej podlagi oblikovati prilagodljivo integrirano rešitev, ki bi omogočal, da si zgradite "okvir" po meri Vašega podjetja.
In točno to smo tudi naredili ...
Na pobudo vodilnega proizvajalca senčil v Sloveniji Roletarstva Medle in za Vas, smo razvili informacijsko rešitev, ki je zasnovana tako, da omogoča individualne nastavitve in prilagoditve komunikcije in organizacije uporabnika, delovnega mesta ali procesa, na način, da resnično odražajo delovne navade in cilje vašega podjetja, neglede na velikost podjetja ali panogo industrije iz katere prihajate.
PIKA je "hibridna" aplikacija
Na voljo v realnem času na spletnih, mobilnih in namiznih platformah.
Odprta v namizni različici ostane vedno na vrhu vseh odprtih programov. Ne glede na to kateri drug program uporabljate v danem momentu je PIKA vedno vidna in dostopna.
Windows
MacOS
Android
Omogoča individualno prilagoditev odhodne in vhodne komunikacije za uporabnika, delovno mesto ali celih ekipe s pomočjo prednastavljenih scenarijev in relacij komunikacije, ki odražajo pogoste ali ponavljajoče se situacije s čimer standardizirate način komuniciranja in strukturo informacij v poslovanju vašega podjetja.
PIKA kot pametni domofon po meri zaposlenega ali delovnega mesta
Aplikacija ne le poenostavi proces komunikacije, temveč omogoča, da je vsaka interakcija prilagojena specifičnim potrebam in vlogam zaposlenih v dani situaciji.
Služi kot kompaktni imenik oseb podjetja, organiziran glede na posamezna delovna mesta in vloge zaposlenih. Ta prilagojen pristop ne olajša le dostopa do pravih ljudi znotraj organizacije, temveč predstavlja tudi optimalni način za interno komunikacijo in prenos bistvenih informacij.
Vsak dan se v podjetjih pojavljajo problemi in izzivi, ki zahtevajo hitro reševanje. Z upoštevanjem prisotnosti ali odsotnosti zaposlenih, PIKA zagotavlja, da so informacije, potrebne za reševanje teh problemov, vedno na dosegu roke. Tako se lahko vsak zaposleni hitro obrne na pravo osebo.
Omogoča vam, da za vsako delovno mesto ali posameznega zaposlenega posebej prednastavite najbolj tipične scenarije in relacije komunikacije na podlagi akcij s prednastavljenimi vzroki ali možnosti za izbiro, lahko tudi s prednastavljenimi prejemniki.
Tak pristop olajša reševanje in obravnavanje izzivov, s čimer se izboljša učinkovitost in odzivnost celega podjetja.
PIKA kot nadzor nad dogajanjem
Uporabniki z ustreznimi dovoljenji imajo v vsakem trenutku možnost pregleda trenutnega dogajanja v podjetju ali svoji ekipi v obliki liste odprtih in zaprtih dogodkov v kronološkem zaporedju.
Zaprte dogodke je mogoče reaktivirati z namenom zastavitve dodatnih vprašanj ali zahtev po dodatni pojasnitvi.
PIKA kot sledljivost in analiza dogodkov
Aplikacija PIKA ne sledi pogovorom, ampak se osredotoča na kategorično sledenje tematikam, ki so bile osnova za ustvarjanje sporočil. Ta pristop omogoča podjetjem, da spremljajo ključne vidike, kot so pomoč na delovnem mestu, naloge in odgovornosti za napake, ter analizirajo odzivnost v pogovorih. To lahko služi kot merilo za učinkovitost in sodelovanje znotraj ekipe.
Standardizacija komunikacije: S prednastavitvijo tematik, preko katerih zaposleni začnejo pogovor, se standardizira način javljanja problemov in pretoka informacij. To zagotavlja, da so vsi zaposleni na isti valovni dolžini, in omogoča dosledno in pregledno deljenje informacij.
Statistični pregled in analiza: Ta pristop ne le poveča jasnost in učinkovitost, ampak tudi omogoča statistični pregled delovanja podjetja. Podjetja lahko zberejo in analizirajo podatke o pogostosti problemov, odzivnosti na naloge in vzorcih komunikacije.
Strateško načrtovanje in izboljšanje poslovanja: Z možnostjo pregleda teh podatkov za poljubno časovno obdobje, po akcijah, uporabnikih ali vzrokih, PIKA vodstvu podjetja omogoča, da pridobi dragocene vpoglede v delovanje ekipe, identificira področja za izboljšave in spremlja napredek čez čas.
Omenjenje lastnosti presegajo zgolj komunikacijo in postavijo PIKO v katergorijo orodji za strateško načrtovanje in izboljšanje poslovanja na podlagi podatkov v realnem času.
PIKA kot organizacija dela
Multifunkcijski koledar v PIKI, služi kot ključno orodje za koordinacijo odsotnosti in zasedenosti zaposlenih, saj je dosegljivost prejemnika sporočila v danem trenutku je bistvena za hitro in uspešno reševanje problemov, kot so proizvodni zapleti, ali za odobritev ur in dopusta.
Koledar ponuja tri osnovne poglede na informacije: koledarski pogled, seznam in časovnico, ki zajema časovne okvire dneva, tedna, meseca in četrtletja. Vsak pogled je zasnovan tako, da zagotovi jasno predstavitev informacij in omogoča učinkovito načrtovanje.
Dostop do dogodkov in njihovo ustvarjanje je popolnoma prilagodljiv na ravni ekip, z možnostjo izbire uporabnikov in akcij. Uporabnik lahko vidi samo tiste dogodke, ki se neposredno ali posredno nanašajo nanj, kar zagotavlja, da so informacije relevantne in upravljane učinkovito.
Ta pristop k organizaciji dela ne le optimizira načrtovanje, ampak tudi omogoča, da je proces prilagodljiv in osredotočen na posameznika, kar je v skladu s cilji in potrebami sodobnega poslovnega okolja.
PIKA kot kakovost in vzdrževanje
Multifunkcijski koledar se lahko uporabi tudi kot dodeljevanje ponavljajočih se nalog, kot so npr. čiščenje, vzdrževanje ali vzorčenje kvalitete. Te naloge se zaposlenim prikazujejo na koledarju, enako kot drugi dogodki, na primer sestanki dodatna delovna obveznost in odsotnosti.
Dodatna lastnost teh nalog je dodaten gumb 'Izvedi', s katerim uporabnik začne postopek izvedbe izbrane naloge. Za vsako nalogo so prednastavljene možnosti izbire, kar poenostavi in pospeši proces izvedbe, hkrati pa zagotovi sledjivo, standardizirano in strukturirano beleženje informacij.
Terminologija, ki jo vpeljuje PIKA
Akcije
Pred nastavljeni sklopi parametrov, ki tvorijo pravila za odpiranje in zapiranje
dogodkov.
Akcije imajo naslov, opis ter pripete pred-akcije, med-akcije, po-akcije ter opisujejo
interni proces, problematiko ali tematike, ki se pojavljajo v
poslovanju vašega podjetja.
Pred-akcije
Sklop po meri oblikovanih vnosnih polj (številke, besedila, spustni seznami, itd.), ki
lahko služijo kot zahteve za vnos ključnih informacij pred odprtjem novega dogodka za
izbrano akcijo.
Med-akcije
Sklop po meri besedil/izjav, ki se v nekaterih primerih uporabljajo za označevanje
razlogov za nastanek dogodka, v drugih primerih izražajo strinjanje ali nestrinjanje z
vsebino dogodka, medtem ko v nekaterih služijo kot potrditev ali zavrnitev zahteve in
podobno.
Po-akcije
Nastavitve določajo kaj se mora zgoditi po zaprtju dogodka. Primeri
vključujejo avtomatično ustvarjanje novega dogodka v koledarju, ki služi kot povzetek
komunikacije, avtomatično pošiljanje e-poštnih ali poštnih obvestil ter označevanje
dogodka z oznako "potrebna kontrola" in podobno.
Prioritete
Ob odpiranju dogodka uporabnik izbere prioriteto dogodka, če ta ni že nastavljena v nastavitvah
za izbrano akcijo.
Dogodki
Odprti dogodki za vse udeležene predstavljajo komunikacijski kanali, zaprti pa sklepe/povzetke
dogodkov oz. postavke za analizo.
Enotni postopek za obravnavo tisoč in enega problema, procesa ali situacije v vašem podjetju
PIKA v poslovanje vpeljuje terminologijo (obrazložena v nadaljevanju), ki sčasoma postane del vsakdanjega žargona ter poenoti način komunikacije in razumevanja med zaposlenimi iz različnih delov vašega podjetja.
Neglede na uporabnika, njegov položaj v podjetju, problema ali informacije, ki jih uporabnik želi skomunicirati je postopek vedno enak.
Za vsako poslovno situacijo obstaja prednastavljena akcija, ki jo uporabnik izbere v PIKI, poleg prioritete ter prejemnikov, če ti že niso prednastavljeni.
Spodaj lahko izberete različne oddelke, za katere si lahko ogledate po nekaj primerov situacij / problematik iz poslovanja in idejnih konfiguracij akcij.
Pravilno nastavljena PIKA postane most, ki povezuje različne dele vašega poslovanja na način, ki je smiseln ter zagotavlja, da je komunikacija vedno usmerjena, učinkovita in transparentna.
Z malo premisleka in truda si PIKO z lahkoto prilagodite tudi Vi.
V sodelovanju z vami
PIKA je bila razvita v sodelovanju in za potreb podjetji v industriji, kot tudi javnih zavodov ali društev.
Robert Medle, direktor
V podjetju smo ugotovili, da zelo veliko časa v proizvodnji izgubimo, zaradi
reševanja raznih napak, nerazumevanj, dodatnih navodil, manjko materiala, okvara
opreme med proizvodnimi procesi. Hoteli smo doseči, da delavec ne bi zapuščal
delovnega mesta, ampak delal naprej in bi nekako le signaliziral na ustrezno
mesto, da se zadeva reši. Obrnili smo se na podjetje Retan, ki so nam s svojo
Piko dali mnogo več, kot smo pričakovali.
Sedaj po vsakem delovnem mestu komuniciramo s komur želimo preko računalnikov in
nato analiziramo količino in vrste motenj v procesu (jim dodelimo prioritete),
ter izvajamo po potrebi korektivne ukrepe in zelo pospešeno povečujemo kakovost
izdelkov in predvsem tudi produktivnost zaposlenih. Poleg omenjenega
komunikatorja smo poleg dobili še aktivni koledar za vsako delovno mesto, v
katerem je koledar vzdrževanja, koledar kakovostnih pregledov izdelkov,... s
povratno informacijo ali je delavec to tudi izvedel (ozr. če ni).
Za vsako delovno mesto nam je podjetje Retan uredilo tudi prostor v oblaku za
video navodila delovnih procesov in vzdrževanj, kar pride prav, če pride na
delovno mesto nov sodelavec.
Z izdelkom in storitvijo smo res izjemno zadovoljni. Investicija pa se bo zelo
hitro povrnila.
Gregor Kos, predsednik
PGD Šentjernej
V PGD Šentjernej smo ugotovili, da je za kvalitetno organizacijo dela ključnega pomena učinkovita komunikacija. Do sedaj smo uporabljali komunikacijska orodja, ki so namenjena skupinskem sporočanju, kar je imelo za posledico, da smo včasih zašli s teme kar je oteževalo učinkovito organizacijo. PIKA nam omogoča usmerjeno komunikacijo, kar nam olajša organizacijo dela v društvu in prihrani veliko časa, ki ga lahko namenimo razvoju društva.
Sedaj lahko informacije vedno usmerimo, k osebam, ki jih potrebujejo prav tako pa so te osebe sproti obveščene o vsem dogajanju.
Sedaj PIKO uporabljamo v manjšem obsegu, cilj pa jo je razširiti na vse člane društva in s tem poenostaviti obveščanja članstva in vključevanja v delo društva.
Marko Sintič, tehnolog/razvojnik
Zahvaljujoč Piki smo pridobili popoln pregled in nadzor nad vsemi segmenti našega podjetja. Ta platforma nam je omogočila enostavno in jasno poročanje o napakah v proizvodnji. Poleg tega smo s pomočjo Pike izboljšali učinkovitost in organiziranost na vseh področjih našega poslovanja.
Če po vsem prebranem, vidite vaš posel v PIKI, nas kontaktirajte preko spodnjega obrazca, da se dogovorimo za predstavitev na vašem primeru.